Für Fachschaftsmitglieder


Hier findet ihr alle wichtigen Informationen zu Beschlüssen und Anträgen.

 

Beschlüsse

Restliche Untersuchungssets werden weiterhin verkauft, Geld geht in die Fachschaftskasse (21.01.2013)
Kliniksets: 10 Leute haben Physikum bestanden und haben noch Anspruch, ansonsten noch 36 Leute mit Anspruch aber ohne Physikum übrig. Es bleiben 200 Kliniksets.
Einstimmig: alle 46 kriegen noch ihre Kliniksets, egal wann sie ihr Physikum machen (13.05.2013)

 

Fahrtkostenerstattung für MVen und Bukos

Mindestens 2 Wochen vor Beginn der Veranstaltung (1. Tag der Veranstaltung) wird ein Online Dokument angelegt, in das sich alle, die auf die Veranstaltung gehen und von der Fachschaft eine Fahrtkostenerstattung möchten, eintragen müssen. Eine Eintragung ist nur bis zu einer Frist von einer Woche vor Beginn der Veranstaltung möglich. Wer sich bis zur Frist nicht in das Dokument eingetragen hat, bekommt keine Fahrtkostenerstattung.

 

Vor der Fahrt muss es eine Absprache über die Organisation der Hin- und Rückfahrt geben. Wer eine Fahrt bucht/plant ohne Absprache, bekommt keine Fahrtkostenerstattung.

 

Erstattet werden Spritkosten, Fahrtkosten für Bus/Bahn.

 

Erstattung von Spritkosten: Vor Beginn der Fahrt muss das Fahrzeug voll getankt werden (dieser Tankbeleg muss nicht eingereicht werden). Am Ende der Fahrt wird das Fahrzeug wieder voll getankt. Es werden alle Tankbelege eingereicht (außer Beleg des ersten Volltankens). Es können nur Spritkosten erstattet werden, die auf der direkten Fahrt von Freiburg zum Veranstaltungsort entstanden sind (keine Erstattung von KM-Pauschalen oder Tickets zur Abholung/Rückbringung eines Autos, etc.).

 

Belege zur Erstattung müssen 2 Wochen nach Ende der Veranstaltung (letzter Tag der Veranstaltung) eingereicht werden (siehe dazu Belege/Rechnungen einreichen, Alte Pharmazie, Räume der Fachschschaft, Fach „Finanzen Eingang“). Belege, die außerhalb der Frist eingereicht werden, können nicht erstattet werden. Jeder Mitfahrer muss eine Teilnahmebestätigung innerhalb der Frist einreichen. Sollte die Teilnahmebestätigung erst nach der Frist vom Veranstalter ausgegeben werden, so ist diese unverzüglich nach Ausgabe einzureichen (digital an finanzen@ofamed.de oder ausgedruckt in Alte Pharmazie, Räume der Fachschschaft, Fach „Finanzen Eingang“).

 

Der Vorstand berechnet für jede Veranstaltung einen Eigenbeitrag an den Fahrtkosten pro Teilnehmer. Dafür wird die Stecke für Hin- und Rückfahrt (kürzeste und direkte Strecke mit maps.google.com ermittelt) zu Grunde gelegt. Die gefahrenen Kilometer (Hin- und Rückfahrt) werden mit einer km-Pauschale multipliziert. Der Eigenbeitrag wird in der Fachschaftssitzung bekannt gegeben.

 

Nach der Veranstaltung müssen alle Mitfahrer, die keinen Beleg zur Erstattung eingereicht haben, den entsprechenden Eigenbeitrag an die Fachschaft überweisen (Kontoinhaber: Offene Fachschaft Medizin Freiburg e. V., IBAN: DE42 3006 0601 0008 5068 84, BIC: DAAEDEDDXXX). Die Erstattung der Fahrtkosten kann erst erfolgen, wenn von jedem Teilnehmer der Eigenbeitrag und die Teilnahmebestätigung eingegangen ist.

 

Bei Fragen meldet euch gerne unter finanzen@ofamed.de.

 

Fachschaftsraum/Seminarraum/Grill/Bierbänke

Bitte tragt euch in folgendes Dokument ein, wenn ihr den Fachschaftsraum, den Seminarraum, den Grill oder die Bierbänke nutzen möchtet.

Belegung Fachschaftsraum

 

Finanzanträge

Finanzanträge bitte schriftlich mit Begründung und einer Kostenaufstellung (so genau wie möglich) an der Vorstand (vorstand@ofamed.de) stellen. Frist: Donnerstag Abend für die Sitzung am folgenden Montag.
Finanzanträge müssen vor dem Ereignis, für das die Kosten beantragt werden, gestellt werden (der Antrag gilt nur als fristgerecht, wenn er am letzten Donnerstag vor dem Ereignis eingeht). Im Nachhinein kann kein Finanzantrag mehr gestellt werden, auch nicht durch einen Sonderantrag.
Finanzanträge werden in der Fachschafts-Sitzung (montags) abgestimmt. Der AntragsstellerIn sollte den Finanzantrag in der Fachschafts-Sitzung am Montag um 18.30 Uhr vorstellen.
Antragsteller/beteiligte Personen dürfen nicht mitstimmen.
Zur Erstattung siehe bitte "Belege/Rechnungen einreichen". 

 

Belege/Rechnungen einreichen (für Finanzanträge, Fahrtkosten, etc.)

Belege und Rechnungen bitte immer mit dem Formular Abrechnung einreichen (bitte unbedingt die Hinweise auf dem Formular beachten, Formular kann digital ausgefüllt werden).

Formular Abrechnung

Belege können bis maximal 3 Wochen nach der Veranstaltung/dem Kauf eingereicht werden, danach ist eine Erstattung leider nicht mehr möglich. Im Dezember ist die Frist auf 1 Woche verkürzt. Bei Veranstaltungen/Käufen zwischen dem 20. und 31.12. bitte unbedingt Kontakt aufnehmen (finanzen@ofamed.de), hier gilt eine gesonderte Regelung.
Für jede Erstattung ist eine kurze Beschreibung des Projekts (zwei bis drei Sätze) notwendig. Diese bitte per E-Mail an finanzen@ofamed.de.
Bei der Erstattung von Gebühren einer Veranstaltung bzw. Fahrtkosten zu einer Veranstaltung, können die Kosten nur erstattet werden, wenn zu den genannten Firsten zusätzliche eine Teilnahmebescheinigung eingereicht wird.
Bei Veranstaltungen bzw. Anträgen für ein bestimmtes Ereignis mit mehreren Teilnehmern ist eine Liste mit den Namen der Teilnehmern notwendig (per E-Mail an finanzen@ofamed.de). 
Auf Rechnungen muss immer folgende Rechnungsadresse stehen. Offene Fachschaft Medizin e. V., Hermann-Herder-Straße 9, 79104 Freiburg. Ansonsten muss zusätzlich ein Eigenbeleg ausgefüllt werden.

Eigenbeleg

Alle Unterlagen bitte in das Fach “Finanzen EINGANG” in der Hermann-Herder-Straße 9, Alte Pharmazie.

Sobald ihr alle original Belege eingereicht habt, bekommt ihr das Geld überwiesen.
Bei Fragen gerne: finanzen@ofamed.de

 

Mietauto bei der Grünen Flotte über die Fachschaft

Fachschaftsmitglieder können einen Antrag zur Nutzung eines Mietautos von der Grünen Flotte stellen.

Der Antrag zur Nutzung eines Grünen-Flotte-Mietfahrzeugs ist mindestens zwei Wochen vor dem anstehenden Termin mit unten folgenden Formular, der Eintragung in die online Tabelle und allen weiteren Daten per Mail an fahrzeuge@ofamed.de einzureichen.

Im Formular sind alle Felder auszufüllen. Dazu zählen insbesondere die Begründung, warum für den Zweck ein Auto nötig ist und die Alternativangebote mit Bus, Bahn, etc..

Jeder, der mit einem Grüne Flotte Fahrzeug fahren möchte, muss einmalig im Register der Grünen Flotte eingetragen werden. Dazu ist das Formular "Anlage Fahrtberechtigung" auszufüllen und unterschrieben zu übersenden (fahrzeuge@ofamed.de). Zudem sind der Personalausweis sowie der Führerschein eingescannt und gut lesbar per Mail zuzuschicken (fahrzeuge@ofamed.de).

Der Vorstand entscheidet über die Angemessenheit des Antrags und bewilligt diesen. Der Vorstand entscheidt auch darüber, ob die Kosten für die Fahrt von der Fachschaft getragen werden, oder ob der Mieter die Kosten für die Fahrzeugmiete selbst zu tragen hat. 

Die Nutzung der Autos erfolgt auf eigenes Risiko und die Fachschaft haftet nicht in Schadensfällen.

Im Schadensfall entsteht eine Eigenbeteiligung von 500 Euro. Diese sind von der gefahrenen Person zu tragen.

Formular zum Antrag eines Mietfahrzeugs
Online Tabelle zum Antrag eines Mietfahrzeugs
Formular zur Eintragung als Fahrer bei der Grünen Flotte

 

Müll Entsorgung

Müll bitte getrennt nur in die entsprechenden Tonnen und Containern entsorgen. Bitte nicht vor die Container stellen, wenn Sie voll oder nicht geöffnet sind. Bei Fragen wendet euch bitte an den Vorstand (vorstand@ofamed.de).

 

Schlüssel für den Fachschaftsraum

Der Schlüsseleigentürmer ist für den Schlüssel verantwortlich und haftet bei Verlust persönlich für alle Konsequenzen.
Wird der Schlüssel an eine andere Person weitergegeben, muss das entsprechende Schlüsselformular der Uni Freiburg ausgefüllt und bei der Zentralen Schlüsselausgabestelle (Technisches Materiallager/Rückgebäude/Untergeschoss hinter dem FRIAS, Albertstraße 19U) abgegeben werden. Ansonsten haftet der, auf den das letzte Formular ausgefüllt wurde, für den Schlüssel.
Außerdem wäre es nett von euch, wenn ihr an vorstand@ofamed.de eine kurze Mail mit dem alten und neuen Schlüsselinhaber und der Schlüsselnummer schickt.  

Schlüsselformular

Bitte unter „Hiermit bitte ich um …“ euren Namen, Vornamen, Handy oder Private Nummer, Private Adresse mit Straße und Wohnort eintragen. Dann befindet sich auf dem Schlüssel eine Nummer (OL087006 1) und oben links auf dieser Seite eine Zahl (z. B. 10). Diese Zahl tragt ihr bitte in das Feld Bezeichnung ein. Dort sollte dann z. B. stehen

OL087006 1

Nr. 10

Dann noch unten unter „Aushändigung von nachstehenden Schlüsseln:“: Die Bezeichnung sollte wieder wie oben sein. Das Formular ZWEIMAL AUSDRUCKEN und bei beiden das aktuelle Datum und eine Unterschrift im Feld SCHLÜSSELEMPFÄNGER. 

Ansprechpartner u. a. Herr Weiß.

 

Sponsoring

Anfragen an Sponsoren bitte erst nach Rücksprache mit dem Vorstand (vorstand@ofamed.de).
Bei Kommunikation mit Sponsoren bitte immer den Vorstand informieren. Bei Mail Kontakt bitte an vorstand@ofamed.de als Kopie.

Festsehende Beschlüsse, die das Sponsoring betreffen:
Externe Partner auf Tanzveranstaltungen (Erstiralley, Bigmedi Night, X-Ray. M-Ball, Medis, MSV-Party): Ja
Externe Partner auf Weiterbildungsveranstaltungen (Austausch Info, Dr. House, Training Day): Ja
Externe Partner auf soziale Veranstaltungen (Ersti Frühstück, FS-Sitzung, Glühweinabend, Sommerfest, Ersti Hütte): Nein
bvmd Veranstaltungen sind ausgeschlossen
Spaßleute auf erlaubten Veranstaltungen: Ja
Fachgesellschaften auf erlaubten Veranstaltungen: Ja
Finanzdienstleister auf Tanz-Veranstaltungen: Nein
Finanzdienstleister auf Weiterbildungsveranstaltungen: Ja